Executive Assistant (m/w/d) C-Level | Vollzeit | Hybrid aus Stuttgart

Deine Mission bei vialytics

Stell Dir vor, Teil eines Teams zu sein, das Städte weltweit dabei unterstützt, ihre Infrastruktur smarter, sicherer und nachhaltiger zu gestalten. Als Executive Assistant (m/w/d) bist Du die rechte Hand unseres CEO und arbeitest gleichzeitig eng mit CFO und CPTO zusammen. Du sorgst dafür, dass unser C-Level genau den Fokus behält, der nötig ist, um diese Vision Wirklichkeit werden zu lassen. Du hältst die Fäden im Hintergrund zusammen, behältst Prioritäten im Blick und sorgst dafür, dass die wichtigsten Themen rechtzeitig entschieden, kommuniziert und umgesetzt werden.

Diese Rolle ist mehr als klassische Assistenz – sie ist das organisatorische Rückgrat unserer Unternehmensführung.

Dein Beitrag zum Produkt

C-Level-Entlastung & Prioritätenmanagement

• Du bist zentrale Ansprechperson für das C-Level, filterst Themen und priorisierst im Sinne strategischer Ziele.

• Du koordinierst Kalender und E-Mail-Postfächer von CEO, CFO und CPTO und stellst Fokus, Effizienz und Relevanz sicher.

• Du bereitest Meetings und Entscheidungen vor und hältst Aufgaben zuverlässig nach.

Meeting- & Kommunikationsstruktur

• Du planst und dokumentierst C-Level- und Leadership-Meetings mit klaren Agenden, Entscheidungsgrundlagen und Follow-ups.

• Du etablierst effiziente Meeting- und Kommunikationsroutinen, die Fokus, Verbindlichkeit und Transparenz sicherstellen.

• Du koordinierst zudem Kundentermine, Follow-ups und relevante Touchpoints, damit CEO, CFO und CPTO den engen Austausch zu unseren Nutzerinnen und Nutzern, Partnern und Entscheidenden behalten.

• Du stellst sicher, dass Entscheidungen nachvollziehbar festgehalten und zuverlässig umgesetzt werden.

Teamübergreifende Zusammenarbeit

• Du erkennst früh Herausforderungen und sorgst proaktiv für Klärung und Abstimmung im C-Level-Kreis.

• Du bringst relevante Stakeholder zusammen und stellst Anschlussfähigkeit sicher.

• Du verfolgst offene Punkte und unterstützt lösungsorientierte Zusammenarbeit.

• Du unterstützt bei der Koordination cross-funktionaler Projekte und hältst Abhängigkeiten sowie Deadlines im Blick.

Interne Kommunikation

• Du sorgst für Klarheit durch die selbstständige Erarbeitung von internen Botschaften, Dokumenten und Präsentationen in Abstimmung mit dem C-Level.

• Du stellst klare, konsistente Kommunikation sicher.

• Du arbeitest eng mit People & Business Operations zusammen, um zentrale Themen in die Organisation zu tragen.

Was Du mitbringst

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder Management Assistant auf C-Level, idealerweise in einem dynamischen Umfeld oder Scale-up.

• Ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.

• Stark ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Diskretion und ein exzellentes Gespür für Prioritäten.

• Kommunikationsstärke auf Deutsch, Englisch und idealerweise Französisch, verbunden mit souveränem Auftreten und professioneller Serviceorientierung.

• Freude daran, Prozesse zu strukturieren, Abläufe zu verbessern und auch in schnelllebigen Situationen den Überblick zu behalten.

• Projektmanagement-Kompetenz: Du kannst Themen strukturieren, Abhängigkeiten erkennen und Aufgaben zuverlässig bis zum Abschluss führen.

• Hohe Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, Themen frühzeitig zu erkennen, anzuschieben und wirksam voranzutreiben.

• Du bist sicher in der Nutzung von Notion, Google Suit und Slack. Optimalerweise hast du Erfahrung mit N8N.

Was Du erwarten kannst

• Freiheit für deine Ideen 🔭: Du kannst dich vom ersten Tag an einbringen, experimentieren und mitgestalten. Deine Meinung zählt – und das ist keine Floskel.

• Dynamisches Arbeitsumfeld 🚀: Du sammelst wertvolle Erfahrungen in einem wachsenden Scale-up mit einem agilen Team, kurzen Entscheidungswegen und viel Raum für echte Verantwortung.

• Gemeinsam stark – von Anfang an 💛: Unser internationales Team vereint Gründungsmitglieder und neue Talente mit vielfältigen Perspektiven. Was uns verbindet? Vielfalt, Energie und echter Teamgeist – selbst im Remote-Setup.

• Arbeite so, wie es zu dir passt 💻: Im Idealfall lebst du pendelbar zu Stuttgart, hybrid work ist möglich – und Workation ist nach Absprache möglich. Du entscheidest, wann und wie du arbeitest – wir vertrauen dir.

• Lebenslanges Lernen 📚: Deine Weiterentwicklung liegt uns am Herzen. Deshalb erhältst du ein persönliches Lernbudget von 1.500 € pro Jahr – für Schulungen, Konferenzen oder andere Formate, die dich weiterbringen.

• Attraktive Benefits 🎁: Du profitierst von exklusiven Mitarbeiterrabatten über Corporate Benefits und FutureBens sowie weiteren Benefits wie dem EGYM Wellpass für deine sportliche Balance.

Bereit für Wirkung auf höchster Ebene? 🛰️

Dann gestalte mit uns die Zukunft smarter Infrastruktur. Bewirb dich jetzt und werde Teil von vialytics!